如何寫封有禮貌的email

by Catty

現代人比較少寄實體信件,大多用email往來,所以好好了解email該怎麼寫,寫封有禮貌且清楚表達來意的email,才不會讓你吃了悶虧還不知道哦

我自己平常收不少信或是訊息,有些禮貌零分,或是看不懂他想幹嘛的,其實都很令我困(ㄓㄨㄚ)擾(ㄎㄨㄤˊ),但是我人很好,通常還是會回啦😂😂 不過不是每個人都這麼好,而且能夠在email裡面表達出你的禮貌,其實收信的人會更喜歡你,也才不會自己默默被列入黑名單都不知道哦

以下教的這些用法,其實不只email可以用,平常傳比較正式的訊息時也可以比照辦理,畢竟禮多人不怪

下面會用中文做示範,英文的寫法是一樣的。若是大家覺得有幫助,可以留言告訴我想看英文書信教學,可以再寫一篇

範例1:寫信給大學老師

XXX[1]老師[2]您好[3]

簡單的問候語[4]

我的修ABC課的OOO[5],我想請問老師…[6],我已經有…,我覺得應該是…[7],但是我還是不確定,所以才想跟老師詢問,希望老師能告知我想的是否正確[8]。

謝謝老師[9]

結尾敬語[10]

你的名字[11]

[1] 這裡請正確地放上老師的姓名

如果不知道老師名字,拜託先去查一下,這不是什麼很難找到的東西。寫信給別人,還把對方名字寫錯,我想你應該可以先往旁邊牆壁撞下去了XD

這裡有一種情況可以不放老師的全名,就是當老師已經回信給你過,他在署名的地方有特別寫其他稱呼方式,那你可以考慮回信時用不同的名字來書寫,但是你若是不確定到底該怎麼寫,寫上對方全名是最保險的做法。

[2] 請放上尊稱

通常可以寫老師,看平常你怎麼稱呼老師,或是你如果稱呼老師教授,那也可以寫上教授。你心裡有沒有尊重收信人我是不管,但是尊稱是讓收信者覺得你有尊重他,讓他覺得你值得他好好回封信。

[3] 招呼語

若是不確定你跟老師的關係有多好,用您好是很安全的作法。如果你已經比較會寫email,也會判斷跟老師的關係,可以改用比較不這麼正式地用法,像是你好,或是哈囉

[4] 放上簡單的問候語

我自己覺得中文比較少見到這句,但是在英文中是絕對需要的哦,我自己寫中文email時也會寫,所以不要覺得這句很廢話。簡單的寫一句,周末過得如何呀?最近好嗎?都可以幫助你拉近跟老師的關係,也是讓老師覺得你很貼心願意關心他,而不是只是想從他那邊獲取到東西

[5] 說明你跟老師的關係

你可以寫你是修哪門課的學生、哪個科系、叫什麼名字,像是「我是修普通化學的物理系大一學生,王小明」。

如果你有跟老師近一步的互動,你也可以寫出來,像是「我是10/12那天歐洲文學下課時,有跟老師詢問專題報告的黃凱蒂」

或是你如果覺得老師記得你的座位跟長相,你也可以說類似「我是修企業概論,坐在第二排綁馬尾的張小美」,不過很多人都有臉盲,所以建議還是寫清楚一點XD

很多時候老師們收到email,但是完全不知道是誰寄的,沒有寫名字,也沒有署名,email又是奇怪的帳號,難道要老師回信時回覆:「cutedora103你好」,這樣嗎,哈哈

[6] 清楚明白的說明來意

這裡是整封email的重點,你希望從老師那裏獲得什麼樣的幫助,請清楚明白地好好寫出來。

類似可以用的語句有:

「我想詢問老師…的問題」

「我想跟老師請12/2的假,因為我那天必須要醫院看診」

「我想請問老師我是否可以…,因為…」

「我想跟老師確認關於ABC的意思」

如果你覺得你想問的東西,不是幾句話在email內就能夠解決的事情,建議跟老師約時間面對面討論。可以寫類似「我想詢問關於…的事情,但是怕email中不好說明,想跟老師約時間討論,請問老師哪時候方便呢?」

[7] 請事先做功課,不要當伸手牌

請在這裡寫上你有做過哪些功課,不要直接寄信去當伸手牌要答案,一般人都很討厭這種人的,請不要讓自己被討厭。

類似可以用的語句有:

「我有查詢過課程大綱,也問了某某同學,但是實在不太確定」

「我有詢問醫院了,但是醫生的時間只能排在那天」

「我看過課程網站,沒有看到相關的規定與說明」

「我查詢了以下的網站(附上網址),關於ABC他寫說是123,跟上課教的

456不太一樣」

「我查了老師的office hour是禮拜四的下午2-4點」

現在很多事情都能夠Google的到,很多資訊也都清楚地寫在網站上,請先自己花點時間好好閱讀,讀完了找不到答案才發問,拒絕當伸手牌!

[8] 你希望老師做什麼事情

這邊總結一下,你希望老師給你什麼樣的幫助,以防前面沒寫清楚,或是也可以當作提醒老師,記得要做什麼樣的事情

類似可以用的語句有:

「再麻煩老師回覆問題了」

「希望老師可以答應」

「請問跟老師約下週四10/28下午3點半,是否方便呢」

[9] 說謝謝是很重要的事情

請人幫忙,說謝謝是很重要的事情,不要覺得寄email就可以省略。這裡看你有多感謝,你就怎麼寫。就算你今天內心真的一點都不想說謝謝,請你還是簡單寫個謝謝,當個有禮貌的人。

如果這裡你要把國文課本教的那套,什麼敬請道安之類的東西寫上來,也行

[10] 結尾敬語

您的學生、學生,簡單寫就可以了

[11] 署名

請寫上你的姓名,或是只有名字也可以,像是黃凱蒂,或是凱蒂都可以。當然如果你跟老師間有更親密的稱呼或暱稱,可以自己更換,但是一般安全的做法就是寫上本名

[12] 後續追蹤

上面的標號到[11],這裡我想來講講上面沒有的[12]

email寄出後,請給老師一點時間回信,畢竟老師不是只有你的信件要回,還有其他事情要處理。到底要等多久呢?其實這蠻看收信者的做事風格與速度,但通常至少等個3天,或是如果你可以等一個禮拜,就等一個禮拜

如果遲遲等不到回信,可以依照上面的格式再寄一封信過去,[1]到[5]就照著寫,在寫[6]的之前,請加上類似:

「想詢問老師是否有收到我上一封email」

「不曉得老師思考的如何」

如果老師他不小心忘記回你,我想你很快就會收到回覆了。如果你第一封信就讓老師很火大,不想回覆你,再次詢問時,你還是有禮貌地好好寫封信吧

其他注意事項

基本上到這裡,你的email在格式上就已經沒有問題囉!

以下幾點是你其他可以注意的地方:

  1. 你的主旨是否有清楚表達來意,但要注意,不是把信件內容寫在主旨上
  2. 請好好檢查是否有錯字
  3. 標點符號不要亂用,中英標點不要混用
  4. 該空行分段就空行,不要讓字擠在一起
  5. 不要亂用各種顏色/字體/粗體/斜體/底線…等,除非你知道自己在幹嘛
  6. 如果信中有附加檔案,你是否附上了
  7. 若有較大張的圖檔,請不要直接插入在內文,放在附加檔案,不然電腦上很不好閱讀,除非你整封信都是用圖檔做成的

範例2:寫信給一般公司行號

XXX[1]先生小姐[2]您好[3]

簡單的問候語[4]

我叫做OOO[5],我在官網上有看到…[7],我想請問…[6],再麻煩您回覆了[8]

謝謝[9]

結尾敬語[10]

你的名字[11]

其實寫信給公司行號跟寫信給老師的概念是一樣的,因此我下面的說明會比較簡單些,大家可以參考上面[1]-[12]的說明,自行修改內容囉。如果社團要邀請外部講師,寫封有禮貌的email,更能有機會約到講師哦

[1] 放上收件者姓名或是姓氏

如果知道全名可以放全名,或是寫上姓氏也可以,像是黃凱蒂小姐,或是黃小姐

[2] 請放上先生/小姐或其他尊稱

[3] 招呼語

「 您好 」 一定不會有問題。若是要放「你好」,請確定你至少不是下對上在講話

[4] 放上簡單的問候語

寫信給公司行號,因為基本上根本不認識對方,這邊如果不好寫,可以留白

[5] 說明你收件者的關係

寫信給公司行號,你可能會是曾經有購買他們產品的客戶,也可能是對他們產品有興趣的新客戶,這裡就看你的身分,自由選擇適合地寫。若是有購買過產品,可以簡單說明買過哪個產品,若是沒接觸過產品想詢問,可以就簡單留下姓名

[6] 清楚明白的說明來意

這裡是整封email的重點,你希望從收件者那裏獲得什麼樣的幫助,請清楚明白地好好寫出來。

類似可以用的語句有:

「我想詢問XYZ服務的收費」

「我想請問OOO產品的保固期限」

「我的123型號的空氣清淨機,目前運轉噪音很大,想請問該如何進行後續維修處理」

如果你覺得你想問的東西,不是幾句話在email內就能夠解決的事情,也願意讓對方打電話給你,可以留下電話,並請公司回電給你

[7] 請事先做功課,不要當伸手牌

請在這裡寫上你有做過哪些功課,不要直接寄信去當伸手牌要答案,一般人都很討厭這種人的,請不要讓自己被討厭。

類似可以用的語句有:

「我在官網上有看到你們有提供XYZ的服務,我看完了內容」

「我想購買OOO產品,可是在官網上找不到保固期限」

「我有上你們的官網看產品送修的流程,但是不是很確定」

[6]跟[7] 可以顛倒寫,只要你語句可以有邏輯並且清楚呈現即可

[8] 你希望收件者做什麼事情

這邊總結一下,你希望收件者給你什麼樣的幫助,以防前面沒寫清楚

類似可以用的語句有:

「再麻煩回覆了」

「若是方便,請再電話與我聯繫」

[9] 說謝謝是很重要的事情

請人幫忙,說謝謝是很重要的事情,不要覺得寄email就可以省略。這裡看你有多感謝,你就怎麼寫。就算你今天內心真的一點都不想說謝謝,請你還是簡單寫個謝謝,當個有禮貌的人。

除了說謝謝,若是上面你有留下你的一些個人資訊,但是你不確定是否足夠,可以再此寫說 「若有需要更多資訊,可以再跟我說」

[10] 結尾敬語

如果你不確定這裡該怎麼寫,可以留白,或是寫上 「 敬上 」 ,但這要放在屬名之後哦。放上英文的”Best regards,”也可以

[11] 署名

請寫上你的姓名,或是姓氏加先生小姐。像是黃凱蒂,或是黃小姐

[12] 後續追蹤

上面的標號到[11],這裡我想來講講上面沒有的[12]

email寄出後,公司行號會需要點時間處理與回信,可以等個至少3天,如果遲遲等不到回信,可以依照上面的格式再寄一封信過去,[1]到[5]就照著寫,在寫[6]的之前,請加上類似:

「想詢問是否有收到我上一封email」

「不曉得OOO後續該如何處理呢」

如果對方他不小心忘記回你,我想你很快就會收到回覆了。如果你第二封信寄出了,但是還是收不到回信,可以考慮看看該公司有沒有email之外的其他聯絡方式,像是粉絲專頁、IG、電話等,可以用其他方式聯絡。那如果還是沒有後續回覆,就… 看是不是要把這家公司列為拒絕往來戶了XDDD

錯誤示範

範例1

主旨:老師你好,我想問人管的上課進度

內文:沒有內文

請問你是誰?我有三門人管課,你是要問哪一門?你只有主旨,是在命令我嗎?寫個內文很難嗎?說個請跟謝謝很難嗎?

範例2

主旨:對不起我遲交了

內文:報告終於做好了QQ,請看附檔

你的主旨我實在看不出來你到底想做什麼?然後呢?你是誰,哪個科系?附檔又是什麼的報告?我還要回信給你才知道這誰的作業,你覺得我時間很多嗎?請問你在QQ什麼,我跟你有這麼熟嗎?你連跟我說個你好,打招呼都嫌麻煩嗎?

範例3

主旨:想跟老師請假

內文:

老師你好

我11/2的課想跟老師請假,謝謝

老師回信:

同學你好

請問你是哪門課要請假,為什麼要請假

學生回信:

大一英文,我家裡有事情要回家一燙

同學,大一英文課我有15個系的學生,你的名字、科系、學號講一下我才知道你是誰,好好寫封email把資訊交代清楚,很難嗎?另外,你連我的名字都寫不出來,你確定有請對課齁。回家一燙,是什麼,要煮東西燙一燙嗎?標點符號以前沒學過嗎? 「,」 是英文的逗點,中文要用全形的,長這樣 「,」

寫封email真的要這麼麻煩?

在大學內,你自己一個人可能會面對最多可能10幾位老師,可是一位老師或許就有近百位的學生,如果每個學生的email都寫得亂七八糟,老師可能會回信到心累,然後就也不想回信了吧

再來,如果你希望老師回你信,那你是不是也該花點時間在你的信上面,一封有禮貌的email也顯示著你有尊重老師,是相當重要的禮貌哦

在學校,老師或許會認為你還是學生,email沒有寫好可能老師還是會回你信,但是未來離開學校,踏入社會,寫封有禮貌的email這種事情,大家會當作你已經都會了。如果你不利用在學校的時間好好練習,未來出了社會,可能怎麼死的都不知道,畢竟沒有人有義務或是有時間教你該怎麼寫,這是你自己應該要練習的東西

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