時間管理怎麼做?教你排讀書週計畫表與to-do list

by Catty

高中事情很多,不管是課業、社團、補習、交友、休閒、雜事,各式各樣的事情填滿你的生活,很多時候你可能會抱怨,哪有這麼多時間?

這次我想來聊聊時間管理,幫助你多點掌握自己時間的權利。

這篇主要是寫給高中生閱讀,不過若是國中或大學生也可以參考裡面的方法來做調整。若已不是學生,可以直接跳到to-do list的製作。

本篇文章共分兩大部分,第一部分會談讀書週計畫表的製作與使用,第二部分會談如何使用to-do list來補強讀書週計畫表,雙管齊下讓你更有效率地安排時間,慢慢成為自律的人

感謝我的高一班導教全班排讀書週計畫表,花了一個學期陪著我們練習,幫助我們調整自己的安排內容。自從高一學會之後,讀書週計畫表就一路跟我到高三畢業了~~

第一部分:讀書週計畫表

學習時間管理之前

要學習時間管理前,要先了解自己的時間都去了哪裡,這樣才能夠好好安排什麼時間做什麼事情。

請先回答以下問題:

1. 你每天幾點起床、幾點睡覺,睡滿幾個小時

2. 你每天幾點到幾點在學校

3. 你有哪些補習,分別在什麼時候

4. 你通勤時間長嗎?通勤時間都在幹嘛?

5. 列出你每週固定要做的事情。(e.g. 爬山、跟阿罵吃飯、看醫生之類的)

6. 列出需要你長時間準備的東西

以下列幾個常見需要長時間準備的東西

1. 段考

2. 自主學習

3. 各類比賽/活動的練習與訓練

4. 英檢或其他檢定

5. 學測

這些需要長時間準備的東西,建議把要讀的內容照格子的大小切塊。像是國文複習講義,整本可能有9個大單元,你可能照自己的讀書進度,把整本切成41塊,那就是要在學測前把這41塊塞進格子裡讀完

如何排讀書週計畫表

在回答完上面的問題之後,我們來學習如何排讀書週計畫表

可以把讀書週計畫表,想成是一個巨大表格,這個表格幫助你把時間具象化,變成一格一格的格子,你的目標就是把要做的事情填進格子。

讀書週計畫表上面的格子,我一般會建議用半小時或一小時當作一格,因為這樣子在安排上時間不會太小塊,但也不會過大塊,比較彈性好安排。不過這可以照自己的需求去做調整,我有看過學生用10分鐘當作一格的,也是用得很好

因為叫週計畫表,所以我們是以一週為單位去做安排,這樣的好處是若是有幾件事沒在本來安排的時間做完,可以看這禮拜還有哪一個格子可以分給他,幫助自己把事情完成

讀書週計畫表的表格本身如何製作

1. 先幫自己決定一個格子要多長。可以思考自己通常一次可以讀書多久,如果不確定多長比較適合自己,可以先用一格一小時,未來可以再調整

2. 安排週間時間:

  • 先拿一張白紙,把禮拜一的起床、上學、放學、睡覺的4個時間列出。請一天睡6-8小時
  • 仔細思考起床到上學中間,有空的時間嗎?如果有,等等要給這段時間一個格子。有些人起床到去上學,中間時間都很趕,就不用排格子了
  • 出門上學到抵達學校中間,花多少時間,你通常都在幹嘛,是可以排格子的嗎?
  • 學校的時間,你每堂課都很專心在聽嗎?有沒有哪些你總是在放空的課?或是有自習課呢?
  • 放學後,你會去哪裡?怎麼去?通勤時都在做什麼呢?通勤時,是可以排格子的嗎?
  • 照同樣方式思考禮拜二到五。
  • 如果早上上學前、早上通勤、學校空閒時間、放學後通勤,都沒有辦法做其他事情,那就可以不用排他們,直接從放學後的時間開始安排就好。如果有哪一個時間點可以排格子,記得在畫表格時,要給他們格子

3. 安排週末時間

  • 列出起床、睡覺時間
  • 其他中間的時間全部可以畫格子

4. 其他要出現在讀書週計畫表的東西

  • 課表:幫助你更快速安排要預習、複習的科目
  • 本周應做的事情:給自己一個地方把要做的事寫下來
  • 未完成的欄位:一定會有事情沒做完,寫下來
  • 作業、小考欄

5. 可能會用到的欄位

  • 學測進度:高二高三生,可能同時要準備校內進度跟學測複習,可以另外拉一個欄位做安排
  • 長期目標欄位:把這個目標這週要做的事寫這裡
  • 讓你拿出讀書週計畫表的動力:可以是自己的目標,像是學測要考多少級分,或是寫上自己心儀的校系,也可以是今天吃什麼或是今天心情,給自己動力拿出這張表

做出讀書週計畫表的表格後,就可以來填格子了

如何使用讀書週計畫表

  1. 固定每週同一個時間排下週的計畫,一次排好一週
  2. 把固定要做的事情先填進格子,像是補習、吃飯、洗澡
  3. 一個早上、一個下午、一個晚上,叫做一個時段。一週裡面留2-3個時段空白
  4. 列出未來一週要做的事情,像是作業、報告、小考準備、補習班作業
  5. 把要做的事情,切成小塊後,填進格子。可能小考化學第二章要讀4個小時,那我一格是1個小時,化學就切4小塊,塞進4個格子
  6. 沒時間預習,至少一定要複習。至少在老師教完的三天內,快速複習過那天上課的內容
  7. 一個格子一次就只能塞一件事情,不可以這格要讀化學,又要讀英文
  8. 運動跟閱讀都很重要,應該存在週計畫表裡,請給他們一週至少各1-2小時
  9. 給自己一個每天拿出週計畫表的理由。像是給自己一個欄位,每天要填吃了什麼東西,這樣填寫的時候,就會順便看一下週計畫表,檢視自己該做什麼事情

空白時段要做什麼?

上面有說一週裡面留2-3個時段空白,這些時間是讓你去把前面沒有做完的事情完成的,若是都做完了,那就放心地好好放鬆玩耍吧

注意:

  1. 每週排下一週之前,花時間檢視當週成效,調整下週排的內容
  2. 初期在安排上,可能還抓不準自己什麼科目要花多久才能讀完,所以可以排鬆一點。大概認真執行一個月後,應該就可以排得比較準了
  3. 盡量固定讀各科的時間,這樣可以幫助自己建立習慣,到禮拜幾的哪時候就是要讀什麼,這樣子的規律,可以讓週計畫表執行更順利
  4. 休閒活動(像是滑手機、打遊戲)也很重要,畢竟不可能無時無刻都專注在讀書,需要適度的放鬆。不過在安排上,盡量用零碎時間,並用鬧鐘提醒自己不要用太久,不然他們是時間怪獸,一下就會讓你時間變不見了。

忠告

  1. 如果你補習補到沒時間複習跟自己讀書,請考慮你是否真的需要補。沒有時間內化的知識,都不是自己的知識。就像你看別人煮香菇雞湯,看了5次但都沒有自己煮,你真的煮得出來嗎?
  2. 讀書週計畫表排了就是要拿出來用,沒有拿出來用就跟沒有排是一樣的。盡量告訴自己要拿時間表出來看,並照著安排的時間做事,等讀書週計畫表用習慣後,你會發現自己事情都做完之外,還有時間可以做其他事呢
  3. 「當下的自律成就未來的自由」這句話送給大家

讀書週計畫表範例說明

黑色:本來就先填好的東西,每週都是一樣的

藍色:每週日晚上安排下週計畫表時填寫的

綠色:執行後時的劃記,這張表我填到了禮拜三

沒有一定要用這些顏色,這三種只是為了示範,方便大家了解所使用的

這張表的設定:

禮拜一、四晚上在學校讀書

禮拜二晚上去補習

禮拜三、五晚上在家讀書

禮拜一到五的晚上9-9:30沒有格子,以一、四來說那是回家的時間,三、五就是休息時間

應該可以從這份表上看出來,大概要怎麼照著上面的步驟來做出讀書計畫表。

第二部分:to-do list

前面談了怎麼安排讀書週計畫,現在我想聊聊我怎麼使用to-do list幫助我處理各種雜事、瑣碎的事情,以及零碎時間的休閒

讀書週計畫透過把時間變成一格一格的格子,讓你把時間具體化,進而幫助你把要讀的書塞進去格子,並且一格一格地去完成。但是因為每一格可能會是30分鐘,或是一個小時,有些事情實在不用這麼長的時間,它可能只是一些瑣事,只需要10或是15分鐘的時間,這種事情就會比較難被排進讀書週計畫中,因此這時候我們可以使用to-do list來幫助我們完成這些事情

to-do list顧名思義就是「待辦事項清單」,大家使用to-do list的方法都不太一樣,我會介紹我怎麼使用,以及如何搭配讀書週計畫來使用。

了解to-do list的組成

to-do list是一張對折再對折被分成四塊的紙,上面4個格子我們分別照事情的想做程度,以及重要性去做分類。

  • 把想做的事情依照想做的程度,越想做的寫上面兩塊,比較不想做的寫下面兩塊。
  • 把事情的重要性依照重要程度,越重要的的寫左邊兩塊,越不重要的的寫右邊兩塊

如何製作to-do list

  1. 準備一張紙。我通常會使用便利貼,可以直接黏在讀書週計畫上,或是我常用的筆記本封面,方便我可以隨時看見它
  2. 把紙照上面的說明分成四塊
  3. 把需要做的雜事照屬性放入適當的地方
  4. 若有想到新的要做的事情,就隨時加上去

如何使用to-do list

在使用時,照著事情的重要性與想做程度來安排先後順序,做完就劃掉

以下4個是最先要做,到最後做的順序

  1. 左上角的格子:最想做也最重要的事情,像是練習下週的合唱比賽
  2. 左下角的格子:沒那麼想做,但是重要的事情,像是準備突然說要考的小考
  3. 右上角的格子:最想做,但是沒這麼重要的事情,像是看覺得有趣的YT影片
  4. 右下角的格子:沒那麼想做,也沒這麼重要的事情,像是整理房間

通常在執行上,左下角的格子最容易被忽略,要告訴自己要照著格子的順序來做,做完左下角那些沒那麼想做又重要的事情時,就可以去做右上角自己想做的事情,也算是給自己一點動力繼續往下做。

照著這樣做,能夠清楚地知道哪些事情要先做,而不會陷入看到一堆事情就什麼都不想做,然後就什麼都沒做的局面

另外在把事情放到不同的格子時,要注意對自己誠實,不要把沒那麼重要但想做的事情,變成重要也想做的事情哦XD

在初期使用to-do list或是讀書週計畫表時,我會建議可以給自己一點完成獎勵,這樣可以比較幫助自己去習慣執行這些計畫。像是做完to-do list上面的所有事情時,可以吃一條巧克力,或是完成讀書週計畫表75%的內容時,可以滑手機30分鐘。

讀書週計畫表與to-do list的搭配使用

我平常在安排週計畫表時,如果有一些空白的時間,我就會拿出to-do list看還有什麼沒有劃掉的事情,就從最重要最想做的那邊開始做。如果是讀書週計畫表上沒有排的時間有空閒,像是去上學之前的時間,或是在學校的時間,我也會拿出to-do list開始執行上面的事情。

照著這樣搭配,能比較妥善地利用零碎時間來處理零碎的事情,並且把大塊的時間留給讀書週計畫表上需要大塊時間的事情。等越做越上手後,讀書做事的效率會慢慢變高,而且因為清楚知道自己事情做的狀況,所以放鬆的時候也能夠更安心地玩哦

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